Pengertian Invoice dan Penjelasan Mengenai Invoice Proforma

Dalam setiap bisnis, tentu membutuhkan bukti untuk semua transaksi yang terjadi. Salah satu bukti transaksi yang penting adalah invoice. Invoice adalah dokumen penting yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli atas transaksi kredit yang terjadi.

Oleh karena itu, tidak semua transaksi bisnis membutuhkan invoice. Hanya transaksi kredit saja yang membutuhkan invoice sebagai bukti transaksi. Jika transaksinya terjadi secara kontan, maka membutuhkan dokumen lain, bukan lagi invoice.

Sumber: https://dayoadetiloye.com/top-7-tips-for-maintaining-positive-cash-flow-in-your-business/

Pengertian Invoice adalah

Seperti yang sudah disinggung sedikit di paragraf sebelumnya, bahwa invoice adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan atau penjual sebagai bukti atas transaksi kredit yang telah terjadi.

Invoice sendiri dibuat dalam tiga rangkap. Rangkap pertama digunakan oleh pihak penjual, rangkap kedua digunakan oleh bagian keuangan perusahaan, sementara rangkap ketiga digunakan oleh pihak pembeli. Yang mana semuanya memiliki fungsi masing – masing, tergantung pada pihak yang memilikinya.

Di dalam invoice, memuat informasi – informasi penting. Diantaranya seperti nama perusahaan sebagai pihak penjual, lengkap dengan kontak perusahaan. Ada juga nama dan kontak pembeli. Daftar produk barang atau jasa yang dibeli, lengkap dengan jumlah dan harga per produk, serta total harga yang harus dibayarkan oleh pembeli.

Dari informasi ini, kedua belah pihak baik penjual maupun pembeli akan mendapatkan informasi penting mengenai transaksi yang telah terjadi.

Jenis – Jenis Invoice adalah

Dalam dunia bisnis, terdapat tiga invoice yang biasa digunakan. Diantaranya invoice biasa, yang digunakan untuk transaksi biasa yang terjadi antara penjual dan pembeli. Yang kedua adalah invoice konsuler yang digunakan dalam transaksi ekspor impor.

Sementara yang ketiga adalah invoice proforma, yaitu invoice yang digunakan apabila pengiriman barang dilakukan secara bertahap. Di sub bab berikutnya, akan dibahas lebih lengkap mengenai invoice proforma.

Perbedaan Invoice dengan Proforma Invoice adalah

Sebelumnya, kita harus mengetahui dulu apa perbedaan antara invoice dengan proforma invoice. Perbedaan yang paling mencolok antara invoice dan proforma invoice adalah pembuatan pencatatan transaksi.

Pencatatan transaksi pada proforma invoice masih berupa draft yang bersifat sementara. Sehingga, perlu adanya konfirmasi dari pembeli sehignga dapat diproses menjadi invoice. Inilah juga mengapa invoice proforma juga disebut sebagai invoice sementara.

Fungsi dari Proforma Invoice adalah

Sumber: https://www.allbusinesstemplates.com/template/56V5K/proforma-invoice-template/

Secara keseluruhan, fungsi dari invoice proforma pada dasarnya sama dengan invoice. Namun, ada fungsi – fungsi khusus yang dimiliki oleh invoice proforma, diantaranya:

  1. Untuk memperkirakan estimasi harga yang harus dibayar guna melunasi tagihan.
  2. Mencatat seluruh perkiraan produk yang akan dibeli oleh konsumen.
  3. Jika terdapat ketidak sesuaian pesanan, pembeli dapat meminta perbaikan pada produk yang dibeli serta nilai atau jumlahnya.
  4. Sebagai faktur pajak jika menemui suatu kasus tertentu yang membutuhkan faktur pajak.

Waktu yang tepat Menggunakan Proforma Invoice adalah

Karena khusus, tidak semua transaksi kredit dapat menggunakan invoice proforma. Invoice proforma digunakan pada transaksi yang pembayarannya dilakukan di muka. Pihak perusahaan perlu mengeluarkan invoice proforma, gunanya untuk memastikan jika pembiayaan pembelian dijamin sebelum mulai menyelesaikan pemesanan.

Jika penjualan sudah terjadi, invoice proforma juga dapat dikeluarkan oleh perusahaan dengan tujuan untuk meminta pembayaran kepada pembeli. Selain itu, invoice proforma juga dapat dikeluarkan ketika transaksi masih dalam proses.

Itulah penjelasan lengkap mengenai invoice proforma. Karena hingga saat ini, masih ada beberapa pelaku bisnis yang bingung mengenai penggunaan invoice biasa dengan invoice proforma.

Leave a Comment